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41_rechnungswesen [2020/10/01 08:16]
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| ====== Rechnungswesen ====== | |
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| ===== Zweck ===== | |
| Der Prozess Rechnungswesen umfasst die Buchführung, das Mahnwesen, das Lohnwesen sowie die Erledigung der gesellschaftsrechtlichen Vorgänge. Es generiert die notwendigen Statistiken zur Unternehmensführung. | |
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| ===== Vorgehen ===== | |
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| ==== Buchführung ==== | |
| Die Buchführung erfolgt weitgehend mit Hilfe des FlightOps in der täglichen Verarbeitung. Aus dem FlightOps werden die Buchungen periodisch ins Banana exportiert. Nicht im FlightOps enthalten ist die Lohnbuchhaltung - für sie wird ein separates Excel-Sheet geführt, welches auch Buchungen für Banana bereitstellt. | |
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| ==== Konten, externe Plattformen etc ==== | |
| ^ Bankkonten LLB | Liechtensteinische Landesbank\\ [[https://www.llb.li]] | Zahlungsverkehrskonten der ValairLI.\\ CHF **LI20 0880 0553 5568 7200 1**\\ EUR **LI90 0880 0553 5568 7200 2**\\ USD **LI63 0880 0553 5568 7200 3**\\ BIC **LILALI2XXXX**\\ \\ Zeichnungsberechtigt und Online-Zugriff haben vdg und hra. Die EBICS-Schnittstelle liefert mehrmals täglich die aktuellen Bankbewegungen (siehe Kontenabgleich) | | |
| ^Bankkonten ZKB | Zürcher Kantonalbank\\ [[https://www.zkb.ch]] | Zahlungsverkehrskonten der Flugschule\\ CHF ** CH69 0070 0112 4001 0858 7**\\ und der Valair:\\ CHF **CH95 0070 0112 4002 1617 7**\\ BIC **ZKBKCHZZ80A**\\ \\ Zeichnungsberechtigt und Zugriff haben vdg und hra. Die EBICS-Schnittstelle liefert mehrmals täglich die aktuellen Bankbewegungen (siehe Kontenabgleich) | | |
| ^Paypal | [[https://www.paypal.ch]] | Paypal-Account zur Zahlung von Internet-Einkäufen und für Einnahmen aus Flugbuchungs-Website und direkte Geldanforderungen per E-Mail. Administrativer Zugriff bei vdg, jeder Mitarbeiter kann ein persönliches Account bekommen, zurzeit a.hofer und c.scherrer.\\ \\ **Achtung: Provision bei Einnahmen bis 4.5%** | | |
| ^SumUp | [[https://www.sumup.ch]] | Zahlterminal für Kreditkartenzahlungen, Betrag wird innert 3 Tagen auf unser Konto bei der ZKB überwiesen, **Provision 2.5% für Kreditkarten, 1.5% für EC/Maestro**\\ \\ **Einschränkung: Darf nur in der Schweiz verwendet werden** | | |
| ^SIX Payment | [[https://www.saferpay.com/BO/Login]] | Unter dem Portal neues Angebot mit unserer Flight OPS Nr. erfassen. Ausfüllen der Daten und Empfänger Kundenmail einfügen und versenden. Kunde erhält ein Email welches er bei bezahlen anklicken kann. Wenn er bezahlt hat, erhalten wir ein Bestätigungsmail, dann auf Portal verbuchen tippen. Sollte es eine Fehlermeldung geben, auf dem Startknopf lange drücken bis Relase kommt dann los lassen und das Bluetooth erneut auf dem Handy installieren. Bei Support 043 508 41 23 wählen, von 09.00-20.00 Uhr erreichbar.| | |
| ^Coop Mineralöl | Tankkarte | Coop-Tankkarte für Autos.\\ Rechnungsstellung erfolgt monatlich per E-Mail UND Post | |
| ^BP Accarda | [[https://bp.accarda.com]] | BP-Tankkarte für Autos.\\ Rechnungsstellung monatlich, Rechnung kann ca. am 10. des Monats auf bp.accarda.com heruntergeladen werden und wird ca. am 27. des Monats dem LLB-CHF per LSV belastet. Rechnungskopie kommt auch per Post. Benutzerverwaltung bp.accarda.com bei vdg. | | |
| ^Air BP | [[https://customers.airbp.com]] | BP-Tankkarte für Helikopter.\\ Rechnungsstellung monatlich, Belastung mittels LSV ab Konto LLB-CHF.\\ Kontaktadresse: Nikolai Albishausen, BP Europa SE (Air BP)\\ Tel: +49 40 6395 3244 , mobil +49 1731082445, [[nikolai.albishausen@de.bp.com]] | | |
| ^Mastercard | [[http://www.dcalonline.com]] | HRA …4751 / a.hofer ...4744\\ Kreditkarten, werden monatlich am 21. abgerechnet, von AH auf HRA-Karte gebucht und von dort bezahlt (LSV ab CHF-LLB).\\ Einzelbewegungen können online abgefragt werden, Zugang haben vdg, hra, a.hofer | | |
| ^Robinson-Konto | Account 4018 | Bei RHC haben wir ein laufendes Konto, über welches alle Ersatzteilbezüge abgerechnet werden. Nur Helikopterkäufe laufen nicht über dieses Konto.\\ Auszüge können bei [[cs5@robinsonheli.com]] angefordert werden.\\ Die Konten werden häufig später noch verändert. Überweisungen landen dort meist unter Abzug von USD 27.50 Transferspesen, wobei diese manchmal auch wieder gutgeschrieben werden. Die Originalrechnungen erhalten wir per Post, aber unvollständig und erst 3-4 Monate nach Rechnungsdatum, weshalb wir die Sales Order e-Mails verbuchen | | |
| ^ZAZ-Konto\\ 9390-1 | ESTV | Das ZAZ-Konto ist ein Durchlaufkonto für die Abbuchung der Import-Einfuhrsteuern und Einfuhrzölle. Es wird nicht durch eine Kaution, sondern durch eine Versicherung (via helipool) gedeckt.\\ Die Veranlagungsverfügungen erhalten wir vollautomatisch über die ZAZ-Schnittstelle, Passwort- und Zertifikatverwaltung bei vdg. | | |
| ^Abklärungskonto | intern | Das Abklärungskonto ist ein internes Konto, über welches Beträge zwischen Aufträge ausgeglichen werden können (z.B. bei Gutschriften etc.) | | |
| ^<del>PC-Konto</del> | <del>Postfinance</del> | <del>60-29759-1, wurde Ende 2018 aufgelöst</del> | | |
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| ==== Regelmässige Rechnungssteller ==== | |
| ^Winet Voicetec AG | Telefonie | Telefonanbieter für den SIP-Trunk und alle CH-Nummern. Rechnungen bis CHF 150 pro Monat sind i.O. | | |
| ^Docair AG | Tankstelle AVGAS | AVGAS-Tankstelle für Flugbenzin in Bad Ragaz. Monatsrechnungen werden nicht kontrolliert, da über Schlüssel abgerechnet. | | |
| ^Rotex AG | Tankstelle JET-A1 | Kerosen-Abrechnungen in Balzers über Automat. Monatsrechnungen werden nicht kontrolliert, da über Badge abgerechnet. | | |
| ^Swisscom | Mobile-Rechnungen | Rechnungen bis ca. CHF 350 pro Monat sind normal und werden nicht speziell kontrolliert, ausser **kostenpflichtige Zusatzdienste**. Darüber Kontrolle durch HRA | | |
| ^Metanet | E-Mails, Domains | Rechnungen sind i.O. sofern im Rahmen | | |
| ^Coop Mineralöl | Tankkarte | Tankkarte Fahrzeuge. Rechnungen sind i.O. | | |
| ^Telecom LI | Internet | Internet-Leitung und SIP-Trunk für LI-Nummer, CHF 146.05 pro Monat sind i.O. | | |
| ^BAZL | Piratengeld | Alle Rechnungen vom BAZL zum Visieren an HRA | | |
| ^VSZ OW | Strassenverkehrsamt | VW Passat STV-Gebühren i.O. | | |
| ^LLV | Strassenverkehrsamt LI | Rechnungen für Stv-Gebühren i.O. | | |
| ^Gilomen | Limousinenservice | Häufig gebuchter Limousinen-Service, Kontrolle durch Einsatzleitung | | |
| ^ITF GmbH | Domains | Kleine Domainrechnungen, solange im Rahmen i.O. | | |
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| ==== Abrechnung von Fremdgutscheinen ==== | |
| Abrechnung von Fremdgutscheinen werden hier beschrieben: | |
| * [[Smartbox-Gutscheine]] | |
| * [[Jochen Schweizer Gutscheine]] | |
| * [[Wonderbox-Gutscheine]] | |
| * [[HappyDays-Gutscheine]] (geschenkparadies.ch) | |
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| ==== Debitorenmanagement / Mahnwesen ==== | |
| Debitoren mit einem Ausstand, der mehr als 30 Tage zur Zahlung fällig ist, werden mittels Liste der offenen Rechnungen erinnert. 10 Tage später wird eine Mahnung verschickt. 5 Tage später wird eine Mahnung mit Mahngebühren von CHF 30.00 verschickt. | |
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| ==== Lohnzahlungen / Abrechnungen mit Sozialversicherungen ==== | |
| Im Lohnsheet sind alle Angaben zu den Auszahlungen und den Sozialversicherungen enthalten. Die monatlichen Buchungen verbuchen auch die angefallenen Sozialversicherungs-Kosten auf die entsprechenden Kreditoren-Konten, sodass die Rechnungen der Sozialversicherungen jeweils direkt gegen die Kreditoren-Konten der einzelnen Versicherungen gebucht werden können. | |
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| Damit widerspiegelt die Erfolgsrechnung stets die durch effektive Lohnzahlungen aufgelaufenen Personalkosten. | |
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| Die im Stundenlohn angestellten Mitarbeiter (Putzfrau, Piloten, Hilfs-Mechaniker) haben alle einen "ausbezahlt"-Lohn, d.h. sie erhalten die Anzahl gearbeiteter Stunden mal den vereinbarten Satz ausbezahlt. Die Sozialversicherungsbeiträge berechnen wir Ende Jahr gesamthaft und verbuchen sie von Hand. Dazu gibt es ein Stundenlohn-Sheet. | |
| Dieses Sheet generiert Abrechnungen und stellt sie gleich ins Mail. Die verschickten Mails werden anschliessend ins FlightOps eingelesen und die Zahlungen dazu erfasst. **Wichtig**: Die Notiz mit der jeweiligen Person verknüpfen! | |
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| ==== Liquiditätsüberwachung und Managementinformationen ==== | |
| In normalen Zeiten erfolgt die Liquididtätsüberwachung monatlich, in schwierigen Zeiten wöchentlich. Dabei werden alle erwarteten Ein- und Auszahlungen zusammengefasst und der Saldo der Konten wird über die kommenden 90 Tage prognostiziert. Es steht hierfür ein weitgehend automatisiertes Excel-Sheet zur Verfügung, welches die erwarteteten Debitoren-Zahlungen und Kreditoren-Zahlungen aus FlightOps nimmt und mit den manuell eingetragenen Kontosalden verknüpft. Das Sheet muss aber jeweils plausibilisiert werden, denn Eintragungen im FlightOps können fehlerhaft oder veraltet sein. | |
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| ==== Mehrwertsteuer ==== | |
| Die Dienstleistungen der Valair unterstehen der Mehrwertsteuer, mit Ausnahme der Schulungsdienstleistungen. Dazu wird quartalsweise eine Abgrenzung gerechnet. Das genaue Verfahren dazu findest du [[MWST-Abgrenzung Flugschule|hier]]. | |
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| ==== Konsolidierung ==== | |
| Die Konsolidierung erfolgt in einem separaten Excel-Sheet, welches die Zahlen aus den einzelnen Banana-Buchhaltungen automatisch zusammenstellt und eine Zusammenfassung bietet. | |
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| | // E - Entscheid D - Durchführung I - muss informiert werden \\ | |
| [[Funktionsliste]]//||||||| | |
| ^Aufgabe ^Tätigkeit ^Hilfsmittel ^E ^D ^mit ^I ^ | |
| ^Buchführung|Rechnungsfreigabe |[[Rechnungsfreigabe]]|BH | | | | | |
| ^Buchführung|Lohnanpassung |[[Lohnanpassung]]|BH | | | | | |
| ^Buchführung|Eintritt |[[Personaleintritt]]|BH | | | | | |
| ^Buchführung|Austritt |[[Personalaustritt]]|BH | | | | | |
| ^Buchführung|Schwierige Aufträge, Gutschriften |[[Schwierige Aufträge]]|BH | | | | | |
| ^Buchführung|Check Quartalsende |[[Checkliste Quartalsende]]|BH | | | | | |
| ^:::|Vorbereitung Jahresabschluss |[[Checkliste Jahresabschluss]]|BH | | | | | |
