Buchhaltung

Zuerst Auftrag eröffnen und wie eine Rechnung darstellen, damit man Einzahlungsschein drucken kann. Danach Zahlung löschen und Verbuchung Kasse an KK Valair mit – verbuchen, KK Valair an Kasse mit + verbuchen, keine Kontierung Buchungstext mit Barübertrag vermerken.

Nach geflogener Flugminuten im Auftrag Stundenpaket die Flugminuten erfassen mit der Landetaxe. ACHTUNG Flugminuten Stundenpaket sind mit CHF 12.00 bei R44 berechnet ohne MwSt.!!!

Parallel die Fluglehrerkosten in einem separaten Auftrag erfassen, welcher monatlich abgerechnet wird.

Zeit gleich unter dem Serverlink J:\41 Rechnungswesen\5\ValairLI\Kunden Abrechnungen Techlogdaten / Flugminuten / Rechnung / Fluglehrer erfassen (Einfachheit halber bei Problemstellungen)

Ermöglicht eine schnelle Übersicht des aktuellen Guthabens und den bisherigen geflogenen Flugminuten. Quartalsübertragung des Stundenpaket

Unter den Beleg gehen und das PDF welches als Gutschrift kommt unter den Beleg auf Netzwerk ablegen und verknüpfen.

Die Gutschrift vom zu bezahlenden Betrag abziehen und verbuchen. Falls bereits die Zahlung verbucht wurde, kann auch auf unserem Konto die Gutschrift zurück gebucht werden (auf Wiki sind Konto Valair ersichtlich) einfach als + verbuchen und MWST – setzten.

• Spesen Hansruedi: Jeweils auf sein Spesenkonto buchen («Spesen Hansruedi»). Von dort tätige ich von Zeit zu Zeit dann Zahlungen.(als Geschäftsführer steht er besonders unter Beobachtung der Steuerbehörden, deshalb möchte ich nicht zu viele Einzelzahlungen auf sein Konto).In diesem Fall erfolgt die Erfassung immer per Belegdatum = Zahlungsdatum.
• Benzin ist Fahrzeugaufwand (6200), nicht Reisespesen (5820)
• iPod Earphones sind Informatikaufwand (6570), nicht Reisespesen (5820)
• SBB-Tickets: Wenn ein SBB-Ticket vorhanden ist, darfst du 7.7% MWST zurückfordern (Eingabe «//» im Feld 7.7% rechnet es automatisch aus)
• Service Caddy: Fahrzeugaufwand (6200), nicht URE Mobilien (6100). Zudem bei Rückerstattung an Matthias immer an den Text «Rückerstattung Auslagen» denken!
• Bauhaus-Quittungen: Wir erhalten jeweils eine Monatsrechnung, die Quittungen buchen wir nicht. Und schon gar nicht an Roger auszahlen. Auf dem Beleg steht jeweils unten «KAUF AUF RECHNUNG». Ausnahme: der Beleg von Arthur (14189), dort hat er offenbar bar bezahlt.
• Avgas-Rechnung Triengen war zweimal erfasst. MWST
• Swiss Helicopter School Association: Beiträge für Flugschüler unter 4405 Einkauf Schulungsdienstleistungen verbuchen
• Paul Campiche: do.
• BP-Rechnung Accarda: Wenn kein Einzahlungsschein vorhanden, steht meist unten «wird ihrem Konto direkt belastet». Dann einfach bei «Übermittlung an Bank» das Kurzwort «LSV» eintragen (14282)

• Beleg 14141: Kontierung NIE auf 3000er Konten (ausser 3800 Erlösminderung). War auf 3400 Maintenance. Zudem stand die BIC im Feld Bankort

• Zollverwaltung: MWST-Rechnungen. Immer über 2207 ZAZ buchen (nicht 2201 MWST-Abrechnung, das ist für die Quartalsabrechnung). Dafür kannst du die Rechnungen immer gleich selber abhaken.
• ACHTUNG: Manchmal stellt der Zoll Abflugabfertigung in Balzers in Rechnung. Diese Rechnungen sehen fast gleich aus, müssen aber anders verbucht werden und haben nichts mit dem ZAZ-Konto zu tun.
• Zahlungsfristen beachten. Heikel sind immer Coop Mineralöl, Transportrechnungen (UPS, UPS SCS). Wenn Vorauszahlungen erforderlich sind, ist es oftmals dringend.

ACHTUNG: Bei EUR-Belegen von Arthur den Betrag in CHF umrechnen und ihm einfach eine CHF-Zahlung ab dem CHF-Konto auslösen. NIE als EUR-Zahlung erfassen. Damit bewirkst du

• Dass bei uns der Betrag zu einem miesen Kurs vom CHF-Konto in EUR umgerechnet wird und abgebucht wird
• Der EUR-Betrag zu seiner Bank wandert
• Dort wird er noch einmal mit einem miesen Devisenkurs in seine Kontowährung (CHF) umgerechnet.

Das Resultat ist dann, dass du den Beleg auch gleich wegschmeissen kannst, da bleibt kaum noch etwas übrig.

Beleg einscannen, dann Zahlungen überprüfen (Buchhaltung Begünstigter suchen) sind alle Belege vorhanden.

Wenn ja kann der eingescannte Beleg mit der Total Summe an Viseca verbucht werden

Gegenbuchung von Kreditkarte von Arthur auf Hansruedi buchen

Kreditkarte muss aufgehen muss am Ende ein null Rundenspiel ergeben

Kontrolle, ob Fluglehrer Stunden erfasst sind auf dem Excel (oben beschrieben)

Danach das Lohnblatt

Danach einlesen im System und verbuchen

Beim Pfad von Valair Flugschule auf Valair LI gewechselt

Vorheriger Monat als Quartal abschliessen und übertragen auf neues Quartal (Stundenpakete)

Danach nächstes Quartal öffnen unter einem neuen Auftrag und auf dem neuen Verbuchen

1. Rechnungsstellung

• Auf einer Rechnung sind entweder alles Schulungsdienstleistungen oder alles andere Dienstleistungen; Leistungen dürfen nicht vermischt werden. In diesen Fällen sind zwei Rechnungen zu erstellen
• Als Schulungsdienstleistung gelten Flugstunden im Rahmen der Schulung (entsprechend im TechLog gekennzeichnet; der Fluglehrer muss nicht zwingend an Bord sein, aber die Supervision ausüben (Solo-Flüge im Rahmen der Ausbildung)), Fluglehrer-Entschädigungen, Kosten für Lehrmaterial
• Nicht als Schulungsdienstleistung gelten: CHARTER-FLÜGE (also ohne Supervision des Fluglehrers) und Materialverkäufe wie Kappen, Robinson AFM Flug-Handbuch etc. Sie werden normal mit Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt.
• Rechnungen für Schulungsdienstleistungen müssen mit dem MWST-Code «V0-N Nicht steuerbare Leistungen» erfasst werden

2. Zahlungserfassung Wird uns von Dritten eine Flugschulleistung mit Mehrwertsteuer verrechnet, ist zu unterscheiden:

• Eingekaufte Flugschulleistungen für unsere normalen Piloten zur Ausübung ihrer Tätigkeit als AOC/SPO-Pilot: Die Mehrwertsteuer kann zurückgefordert werden, also Betrag ins Feld MWST eintragen
• Eingekaufte Flugschulleistungen für Fluglehrer, damit sie ihre Tätigkeit im Rahmen der Flugschule ausüben können: Die Mehrwertsteuer darf NICHT zurückgefordert werden, also 0 ins Feld MWST eintragen (Solche Belege sind allerdings selten)
• Materialeinkäufe für die Schulung: Mehrwertsteuer darf NICHT abgezogen werden. Bitte konsequent unter Konto 4205 «Einkauf Schulungsmaterial» verbuchen

3. Umstellung der Kunden mit laufendem Konto Die Kunden mit laufendem Konto werden für das 3. Quartal noch wie gewohnt abgerechnet. Der ausstehende Saldo wird wie gewohnt auf das nächste Quartal übertragen, und die nächste Quartalsabrechnung ist dann ohne Mehrwertsteuer. Sollte sich eine Misch-Situation einstellen (z.B. der Kunde besteht die Prüfung und fliegt einige Charter-Flüge oder ein Kunde mit eigener Lizenz bucht noch einige Gebirgs-Flugstunden oder Trainings-Flugstunden mit einem Fluglehrer), dann ist wie folgt vorzugehen:

• Der Kunde wird zwei Quartalsabrechnungen erhalten: eine Schulungs-Flugstundenabrechnung ohne MWST und eine Charter-Flugstundenabrechnung mit MWST.
• Die Rechnung «Schuungs-Flugstundenabrechnung» (sagen wir mal, Nummer 1005500) listet den Saldo aus dem Vorquartal auf sowie alle Schulungsdienstleistungen (Code MWST V0-N). Der übrigbleibende Saldo seiner Vorauszahlung ist auf das Abklärungskonto zu buchen, Text «übertrag auf Rg 1005501»i, Zahlungsdatum = Rechnungsdatum

Auf der zweiten Rechnung «Charter-Flugstundenabrechnung 1005501» ist der übriggebliebene Betrag vom Abklärungskonto zurückzubuchen und oben die Leistungen mit normaler MWST (Code V77) aufzuführen. Bleibt immer noch ein Saldo, ist dieser wieder mittels Abklärungs-Konto-Buchung auf das folgende Quartal zu übertragen.

• Zahlungsdatum nicht auf Samstag legen - eigentlich senden wir alle Zahlungen jeweils an einem Freitag
• Verbuchung gegen 2208 Direkte Steuern
• PC-Konto und ESR-Nr

Bei Fremdleistungen wie Motcom

Fremdarbeiten auf 4000-er buchen