Der Prozess Auftragsabwicklung beschreibt das Vorgehen ab dem Moment des Verkaufs, also die Leistung und die Verrechnung.

Jeder Auftrag wird allerspätestens bei der Bestellung im FlightOps als Auftrag eröffnet. Alle wichtigen Details sind stets im FlightOps-Auftrag zu finden.

Bis zum 30.11.2017 wurden beim Verkauf von Valair-Gutscheinen diese mit Mehrwertsteuer verkauft und die Mehrwertsteuer wurde auch abgeliefert.

Ab dem 01.12.2017 wurde die Gutscheinausgabe vollautomatisiert und die Verbuchung umgestellt. Ab da gelten die Grundsätze gemäss Art. 18 Abs. 2 MWSTG: Gutscheine sind Zahlungsmittel und erst die Leistungserbringung verursacht die Steuerpflicht.

Demzufolge werden seither der Verkauf der Gutscheine nicht mehr als Leistungszeile in der Rechnung mit Mehrwertsteuer aufgeführt, sondern als (negative) Zahlung zulasten des Gutschein-Kontos.

Ebenso gilt aber, dass diese Gutscheine bei der Einlösung als Flugdienstleistung abgerechnet werden müssen. Durch die Verwendung des Flugbuchungssystems ist dies gewährleistet: Die Flugbuchung verursacht als Flugleistungen erbracht und direkt mit Mehrwertsteuer Die Leistung kann auch in Form eines Gutscheins erbracht werden. In diesem Fall wird auf dem Auftrag der entsprechende Gutschein eröffnet und ausgedruckt. Gutschein-Einlösung erfolgt im Prozess Flugbetrieb. Der wirtschaftliche Verkauf findet für uns im Moment des Gutschein-Verkaufs statt. Bei der Gutschein-Einlösung ist dies nicht mehr erfolgsrelevant und es benötigt keine Rechnung mehr / es DARF keine Rechnung mehr erstellt werden.

Verschiedene Partnerfirmen verkaufen Gutscheine mit unseren Dienstleistungen. Dies sind

• Smartbox
• Jochen Schweizer GmbH
• Wonderbox (gekündigt)
• Happy Days (gekündigt)

Wenn solche Gutscheine bei uns eingelöst werden, ist das ein ganz anderer Fall. In diesem Fall eröffnen wir einen Auftrag in Namen des Gutschein-Inhabers. Der Betrag für die Leistung entspricht dem Brutto-Betrag gemäss Abmachung mit der Partner-Plattform geteilt durch 1.08 (also abzüglich Mehrwertsteuer), darauf kommen normal 8% Mehrwertsteuer, sodass der Auftrag die Gesamtsumme des Gutschein-Nominalbetrags hat.

Dieser Auftrag wird bezahlt mit einer Zahlung aufs Konto XYZ-Gutscheine, z.B. Smartbox-Gutscheine, mit dem Datum der Rechnung (=heute) und dem Nominalbetrag und als Buchungstext Voucher 999999999

Die Rechnung wird als PDF archiviert - auf Wunsch kann sie dem Kunden ausgehändigt werden. Es ist auch möglich, eine teurere Dienstleistung gegen den Gutschein zu verkaufen, dann bleibt ein Rest übrig, den er typischerweise mit Einzahlungsschein oder mit der Maestro-Karte bezahlt.

Der Fremdgutschein wird sogleich auf der jeweiligen Partner-Plattform zur Einlösung angemeldet. Die Abrechnung wird der Buchhaltung zugespielt und deren Verbuchung ist im Prozess 41 Rechnungswesen beschrieben.

Die Verrechnung erfolgt in FlightOps. Alle ausgehenden Rechnungen stammen aus FlightOps. Die Rechnung wird mit den Knöpfen in der Seitenansicht gedruckt. Die Rechnung wird nach der Verbuchung nicht mehr verändert.

Die Mehrwertsteuer wird immer mit dem Code V80 deklariert. Alle Ausnahmen müssen dokumentiert werden. Es sind dies:

1. Auslandflüge: Liegt der Start- oder Landeort im Ausland, ist ein Flug eine Export-Leistung. Die Start- und Landeorte müssen auf der Rechnung klar ersichtlich sein
2. Arbeiten im Ausland: Wurde eine Dienstleistung im Ausland erbracht und ist der Kunde im Ausland domiziliert, wird die Mehrwertsteuer-Abrechnungspflicht an ihn übertragen. Dies drücken wir bei deutschen Kunden aus mit dem Rechnungsvermerk: Auf die Übertragung der Umsatzsteuerschuld nach § 13b UStG (6. EG-Richtlinie Art. 21 Abs. 1 Buchst. b und c ) wird hiermit hingewiesen.
3. Lieferungen ins Ausland: Alle Lieferungen ins Ausland müssen vollständig und betragsmässig deckungsgleich durch eine Ausfuhrbescheinigung des Zolls belegt sein. Die Ausfuhrbescheinigung ist als Rechnungsbeleg aufzunehmen und mit dem Auftrag in FlightOps zu verknüpfen (Ausfuhrauftrag erfassen).