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Der Auditplan ist nach Regelwerk aufgebaut und listet alle Bereiche bis auf Regelstufe hinunter auf, die befragt und geprüft werden.

Als Grundlage nimmt er die geplanten Audits. Um einen Audit zu planen, gehe ich wie folgt vor:

• neue Notiz erstellen, Typ = Audit
• Auf der Registerkarte Audit klicke ich die Fragebereiche aus dem jeweiligen Regelwerk an, die ich befragen möchte. Ich kann mittels Shift-Taste ganze Bereiche auswählen
• Mit Klick auf den Knopf Audit-Fragen erstelllen lasse ich das System aus dem Fragepool jeweils mindestens 1 Frage aus den angewählten Regeln auswählen und als Unternotiz zu dieser Auditnotiz erfassen.
• Zusätzlich lade ich die Prozessfolge Auditdurchführung mittels dem grossen +-Knopf.

Der Auditplan kann anschliessend generiert werden, um die Übersicht über alle Audits zu erhalten.

Zur Durchführung öffnet man die Auditnotiz und ruft die Registerkarte Auditfragen auf. Hier kann nun Frage für Frage durchgearbeitet werden.

Die Beantwortung erfolgt durch das Auswahlfeld. Nur Implementiert heisst, dass die Regel eingehalten wird. Das Bemerkungsfeld dient zur Präzisierung der Antwort. Wenn Nachweisdokumente beigefügt werden sollen, kann dies durch den Knopf Datei anhängen erfolgen. Sie werden dann im Audit-Report aufgeführt und verlinkt. Es sollten nur Excel-, Word- und PDF-Dokumente angehängt werden.

Jeder Fund einer Abweichung bedingt, dass Gegenmassnahmen erarbeitet werden müssen. Dies erfolgt auf der Massnahmen-Seite (Unternotiz) und kann mit dem Prozess-Knopf angefügt werden. Damit wird sichergestellt, dass nicht nur die Massnahmen-Aufgaben, sondern auch die Akzeptanz-Aufgaben des QM angefügt werden.

Vor dem Abschluss des Audits sollte mit dem Knopf Vollständigkeit prüfen nachgeschaut werden, ob auch wirklich alle Fragen beantwortet wurden.

Zum Schluss kann der Audit-Report erstellt werden. Er wird sofort im Auditreport-Pfad erstellt inklusive einem Anhangs-Unterverzeichnis mit den Nachweisdokumenten.