Durch die Vollautomatisierung der Gutscheinverkäufe (Webshop) wurde die Verbuchung der Valair-eigenen Gutscheine hinterfragt und mit Art. 18 Abs. 2 MWSTG in Einklang gebracht. Dieser Artikel beschreibt, wie die Verbuchung der Gutscheine vorher und nachher verläuft und wie die Umstellung der Gutschein-Verbuchung vorgenommen wird.

Bis zum 30.11.2017 wurden beim Verkauf von Valair-Gutscheinen diese mit Mehrwertsteuer verkauft und die Mehrwertsteuer wurde auch abgeliefert. Ein Beispiel ist der letzte verkaufte Gutschein mit Auftrag 1006513:

• Der Gutschein weist einen Wert von CHF 315 aus (eigentlich nicht - es ist ein Sachgutschein für einen 45-minütigen Rundflug R44)
• Der Gutschein-Verkauf wurde netto (CHF 291.66) als Erfolg verbucht, CHF 23.34 wurden als Mehrwertsteuer abgeliefert
• An jedem Jahresende werden für diesen Gutschein Rückstellungen gerechnet und das Total aller offenen Gutscheine bis 30.11.2017 muss als Rückstellung in der Bilanz erscheinen

Das Einlösen solcher Gutscheine vor dem 30.11.2017 erfolgte formlos: Der Gutschein wurde entwertet und in der Datenbank als geflogen markiert (hier fehlen vermutlich etliche Einträge). Für den effektiven Flug erfolgte keine weitere Dokumentation.

Neu werden die Gutscheine online verkauft (Telefon-Verkäufe werden auch online nacherfasst) und die Gutscheine werden als Zahlungsmittel behandelt.

Als Beispiel kann der erste so verkaufte Gutschein über Auftrag 1006535 betrachtet werden:

• es gibt keine Rechnungszeilen
• es gibt nur eine Zahlungszeile für die Gutscheinausgabe gegen das Konto Gutscheine in der Höhe von CHF -315.00
• und die Bezahlung des Gutscheins wird wiederum als Zahlungszeile gegen Konto CHF eingetragen werden, CHF +315.00

In der Buchhaltung werden

• das Passiv-Gutscheinkonto um CHF 315.00 erhöht
• KENE Mehrwertsteuer abgerechnet
• die Erfolgsrechnung wird nicht tangiert

Der Kunde erhält eine Abrechnung, kann aber damit keinen Mehrwertsteuer-Abzug geltend machen.

Die Leistungserbringung erfolgt dann erst bei der Flugbuchung. Nun muss

• ein neuer Auftrag eröffnet werden
• eine Leistungszeile eingetragen werden mit einem Brutto-Betrag von CHF 315.00
• eine Zahlungszeile eingetragen werden gegen Konto Gutscheine mit dem Gutschein-Betrag (CHF +315.00) und dem Gutschein-Code als Buchungstext
• in der Gutschein-Tabelle die Zahlungsnummer und das Datum der Einlösung als Flugdatum eingetragen werden

Damit werden

• CHF 291.66 als Erfolg verbucht
• CHF 23.34 als Mehrwertsteuer abgeliefert
• das Gutscheinkonto um CHF 315.00 reduziert
• der Kunde erhält eine gültige Mehrwertsteuer-Rechnung

Dieser Ablauf ist durch das Flugbuchungssystem vollautomatisiert.

Vom Zeitpunkt der Flugbuchung an ist der Gutschein-Inhaber seinen Gutschein los - er hat ihn für diese Flugbuchung verwendet. Wenn der Flug abgesagt wird, kann er auf einen anderen Flug buchen - dadurch wird sein Gutschein nicht wieder gültig, sondern er bucht einfach den Flug um. Wenn durch die Umbuchung ein teureres Produkt gewählt wird, wird ein neuer Auftrag (mit Mehrwertsteuer) für den Aufpreis abgewickelt.

Wird ein Gutschein nach altem Muster nach dem 01.12.2017 eingelöst, gibt es zwei korrekte Vorgehensweisen:

Dies empfiehlt sich für Personen, die Gutscheine für einen gesamten Helikopter haben, also in einem Rutsch abgewickelt werden können. Für diese Personen wird ein neuer Flugauftrag eröffnet, Operationstyp Rundflug. Vereinbarte Zeit etc. eintragen. Beim Termin werden die Gutscheine eingezogen oder als geflogen markiert. Die Gutscheine werden dann im FlightOps als geflogen eingetragen und der Flugauftrag wird geschlossen. Keine Verrechnung, keine Rechnungszeilen, keine Zahlungszeilen. Also mehr oder weniger wie bisher, aber alles von Hand.

Für Gutschein-Inhaber mit Einzel-Gutschein ist es für uns einfacher, ihnen bei ihrem ersten Anruf den Gutschein in einen neuen Gutschein umzuwandeln - damit haben wir die Planerei vom Hals. Dazu gehst du wie folgt vor:

• Gutschein suchen
• Ist noch kein Sachwert eingetragen (bei sehr alten oder komischen Gutscheinen), dann musst du diesen ermitteln. Dazu öffnest du den Auftrag und versuchst herauszufinden, was da genau Sache ist - es handelt sich sicher nicht um einen üblichen Gutschein. Trage dann den Wert des Gutscheins ins Feld Sachwert ein.
• Klicke auf den Knopf “Umwandeln zum elektronischem Gutschein”
• Klicke auf den Knopf “Gutschein” und sende ihm dieses Gutschein-PDF zu.

Die erste Variante hat - durch das Eintragen des “geflogen”-Datums auf dem Gutschein - nur zur Folge, dass die Rückstellungen für Alt-Gutscheine Ende Jahr reduziert werden.

Die zweite Variante wirkt sich in der vollautomatischen Gutschein-Verbuchung aus: Ein alter Gutschein mit Voucher-Code wird durch das Flugbuchungssystem in der Flugabrechnung als negative Leistung ausgewiesen. Die Rechnung sieht dann wie folgt aus: Rundflug 315.00 inkl. 8% MWST Einlösung Gutschein XXXXXXXXXXX -315.00 inkl. 8% MWST Total 0.00